REGLEMENT

 

CLAUSE EVENEMENT PARTICIPATIF

Attention : Nous vous rappelons que les salons Meetings de Weyou Group sont des évènements participatifs. A ce titre vous vous avez la possibilité d’inviter et de faire participer au programme Top Décideurs au minimum 1 décideur par agenda acheté.
Ce / ces décideurs doivent être DSI / RSSI/ Directeur Réseau et Télécoms / Informatique/ Infrastructure/ Logistique et être en poste dans une entreprise de plus de 300 salariés et avoir des projets à court ou moyen terme entrant dans le cadre de la nomenclature de IT Meetings et validé par la cellule des top acheteurs.
Vous vous engagez dans ce cas à communiquer les noms, fonctions et entreprises de ce ou ces invités à la cellule Top Décideurs au plus tard deux mois avant la date d’ouverture du salon pour qu’elle puisse organiser la prise en charge (déplacement et hébergement)  et les rendez-vous du ou des décideurs.
 

Article premier - Généralités

Les modalités d'organisation de la convention d’affaires, notamment la date d'ouverture, sa durée, l'emplacement où elle se tiendra, le programme, sont déterminées par l'organisateur et peuvent être modifiées à son initiative. En cas de prolongation, les participants qui en font la demande peuvent être autorisés à fermer leurs stands à la date primitivement fixée, sans pouvoir enlever les produits exposés ni modifier l'aspect du stand et/ou de la chambre avant la date arrêtée par l'organisateur du salon. Dans le cas où, pour des raisons majeures, imprévisibles ou économiques, la convention d’affaires ne peut avoir lieu, les demandes d'admission sont annulées et les sommes disponibles, après paiement des dépenses engagées, sont réparties entre les participants, au prorata des sommes versées par chacun d'entre eux. Le participant s'engage à respecter, et à faire respecter, les prescriptions du dossier technique qui lui sera remis. Le participant est responsable, vis à vis de l'organisateur, de la non observation du cahier des charges imposé par le propriétaire ou le locataire principal des lieux mis à la disposition de l'organisateur de la convention d’affaires. La responsabilité de l'organisateur n'est pas engagée lorsqu'il fait application des stipulations du présent règlement général. L’organisateur n’est pas responsable des rendez-vous non honorés par les Top Decideurs. Néanmoins, si une société participante comptabilise un minimum de 50% de rendez-vous non honorés (en fonction du nombre de rendez-vous contractés), l’organisateur s’engage à lui soumettre une proposition commerciale équivalente au préjudice subit sur la manifestation IT Meetings à venir. 

 

Article 2 - Conditions de participation

L'organisateur détermine les catégories de participants et établit la nomenclature des produits et/ou services présentés. Un participant ne peut présenter que des matériels, produits, procédés ou services de sa fabrication ou conception ou dont il est agent ou concessionnaire ; dans cette dernière hypothèse il joint à sa demande de participation la liste des marques dont il se propose d'exposer les produits ou de présenter les services. L'organisateur peut, après examen, exclure les produits et/ou services ne lui paraissant pas correspondre à l'objet de la convention d’affaires ou admettre la présentation de produits et/ou services ne faisant pas partie de la nomenclature mais présentant un intérêt pour la convention d’affaires. Les ventes comportant livraison immédiate et sur place à l'acheteur sont interdites. En application des dispositions relatives aux manifestations autorisées, Un participant  ne peut ni présenter des produits ou matériels non-conformes à la réglementation française, sauf en ce qui concerne les produits ou matériels destinés exclusivement à être mis en œuvre hors du territoire français, ni procéder à aucune publicité susceptible d'induire en erreur ou de constituer une concurrence déloyale. De même, Un participant ne peut présenter des appareils, des marchandises ou des sujets publicitaires d'une marque n'exposant pas à la convention d’affaires. Il ne peut non plus se recommander, par voie d'affichage, d'une chaîne ou d'un groupement d'entreprises, d'une association, d'un syndicat, etc. Le participant s’interdit formellement de se livrer, à l’extérieur des lieux de la convention, à des activités similaires à celles exercées dans l’enceinte de la convention, pendant toute la durée de celle-ci.

 

Article 3 - Demande de participation

Toute personne désirant participer adresse à l'organisateur une demande de participation. Sauf si l'organisateur refuse la participation demandée, l'envoi de cette demande de participation constitue un engagement ferme et irrévocable de payer l'intégralité du prix de la location du stand et/ ou chambre et des frais annexes.

 

Article 4 - Contrôle des admissions

L'organisateur n'est pas tenu de motiver les décisions qu'il prend quant aux demandes de participation.En cas de refus de la participation, les sommes versées par la personne ayant présenté la demande de participation lui sont remboursées, à l'exclusion des frais de dossier qui restent acquis à l'organisateur. Il en est de même pour la personne ayant présenté une demande de participation et qui se trouve en liste d'attente, lorsqu'un stand et/ ou chambre ne peut lui être attribué faute de place disponible à l'ouverture de la convention d’affaires. L'acceptation de la participation est constatée par la réponse de l'organisateur au participant. Cette réponse peut consister en une facture adressée au participant.

Est nulle, malgré son acceptation et même après les opérations de répartition de stands et/ ou chambre, la demande de participation émanant d’un participant dont les affaires sont gérées, pour quelque cause que ce soit, par un mandataire de justice ou avec son assistance. Il en est, notamment, ainsi pour toute demande de participation émanant d'une entreprise qui dépose son bilan entre la date de demande de participation et la date d'ouverture de la convention d’affaires.

Toutefois, l'organisateur peut librement, au cas où l'entreprise est judiciairement autorisée à poursuivre son exploitation, décider de maintenir sa participation.


Article 5 - Cession / Sous-location

Sauf autorisation écrite et préalable de l'organisateur, un participant ne peut céder, sous-louer ou partager, à titre onéreux ou gratuit, tout ou partie de sa concession pendant la convention d’affaires. Néanmoins, plusieurs participants peuvent être autorisés à réaliser une présentation d'ensemble, à condition que chacun d'eux ait adressé une demande préalable d'agrément à l'organisateur et ait souscrit une demande de coparticipation.

 

Article 6 - Retrait

En cas d’annulation totale ou partielle par l’exposant de sa participation au salon et/ou de sa commande relative à toutes prestations associées ou complémentaires (ateliers solutions, conférences, workshop, outils de communication, chambres d’hôtel, etc.) à quelque date que ce soit  ou qu’elle qu’en soit la cause, ce dernier reste intégralement redevable du prix de sa participation et des frais. Ainsi les sommes versées et/ou restant dues partiellement ou totalement, au titre de sa participation au salon et/ ou de sa commande de prestations associées ou complémentaires, en ce compris le frais, demeurent acquises à l’organisateur, même en cas de relocation à un autre exposant. Dans le cas où un exposant, pour une cause quelconque, n'occupe pas son stand 24 heures avant l'ouverture du salon au public, il est considéré comme démissionnaire. L'organisateur peut disposer du stand de l'exposant défaillant sans que ce dernier puisse réclamer ni remboursement ni indemnité, même si le stand est attribué à un autre exposant. 

 

Article 7 - Prix

Le prix des stands est déterminé par l'organisateur et peut être révisé par l'organisateur en cas de modification des éléments qui le composent, notamment en cas de modification du prix des matériaux, de la main d’œuvre, des transports et des services ainsi que des dispositions fiscales et sociales.

 

Article 8 - Conditions de paiement

Le paiement de la location du stand et/ ou chambre et des frais annexes se fait aux échéances et selon des modalités déterminées par l'organisateur et communiquées au participant dans le dossier de participation à la convention d’affaires. Pour toute demande de participation intervenant tardivement, le premier versement est égal aux sommes déjà exigibles à la date considérée. Il en est de même pour les participants en liste d'attente qui bénéficient de l'attribution d'un stand et/ ou chambre à la faveur d'un désistement.

Le taux des pénalités exigibles au jour suivant la date de règlement des factures émises en conformité avec les présentes conditions générales de vente est de trois fois le taux d’intérêt légal en vigueur. En application de l’article L441-6 alinéa 12 du Code de commerce, tout retard dans le paiement de chacune des factures susmentionnées rend en outre leur débiteur redevable d’une indemnité forfaitaire  pour frais de recouvrement d’un montant de 40 euros en plus des pénalités de retard susvisées et ne saurait exclure une demande d’indemnisation judiciaire.

 

Article 9 - Défaut de paiement

Le fait pour un participant de ne pas respecter les échéances et les modalités de paiement visées à l'article précédent, autorise l'organisateur à faire application des stipulations de l'article 6 " Retrait ".

Le taux des pénalités exigibles au jour suivant la date de règlement des factures émises en conformité avec les présentes conditions générales de vente est de trois fois le taux d’intérêt légal en vigueur. En application de l’article L. 441-6 alinéa 12 du Code de commerce, tout retard dans le paiement de chacune des factures susmentionnées rend en outre leur débiteur redevable d’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement d’un montant de 40 euros en plus des pénalités de retard susvisées et ne saurait exclure une demande d’indemnisation judiciaire. 

 

Article 10 - Répartition des stands

L'organisateur établit le plan des stands et effectue la répartition des emplacements librement, en tenant compte le plus largement possible des désirs exprimés par  le participant, de la nature des produits et/ou services qu'il présente, de la disposition du stand qu'il se propose d'installer ainsi que, si nécessaire, de la date d'enregistrement de la demande de participation et de l'ancienneté du participant. L'organisateur peut modifier l’emplacement, l'importance et la disposition des surfaces demandées par le participant. Cette modification n'autorise pas le participant à résilier unilatéralement son engagement de participation. L'emplacement du stand et/ ou de la chambre attribué à un participant lui est communiqué au moyen d'un plan. Ce plan donne des cotes aussi précises que possible du stand et/ ou de la chambre. Lorsque cela est possible, il appartient au participant de s'assurer de la conformité du plan avant l'aménagement de son stand et/ ou de sa chambre. La responsabilité de l'organisateur n'est pas engagée s'il apparaît une différence entre les cotes indiquées et les dimensions réelles du stand. Le plan indique le découpage général des îlots environnant l'emplacement attribué. Ces indications, valables à la date d'établissement du plan, sont données à titre d'information et sont susceptibles de modifications qui peuvent ne pas être portées à la connaissance de l'exposant. Toute réclamation concernant l'emplacement défini par le plan doit être présentée sous huit jours. Passé ce délai, l'emplacement proposé est considéré comme accepté par l'exposant. L'organisateur ne peut en aucun cas réserver un emplacement, ni garantir celui-ci d'une session sur l'autre. De plus, la participation à des manifestations antérieures ne crée en faveur de l'exposant aucun droit à un emplacement déterminé et ne lui confère aucune priorité dans l'attribution des emplacements.

 

Article 11 - Installation et décoration des stands

L'installation des stands est conçue selon le plan général établi par l'organisateur. La décoration particulière des stands est effectuée par les participants et sous leur responsabilité. Elle doit respecter les règlements de sécurité édictés par les pouvoirs publics ainsi que le plan général de décoration et la signalétique arrêtés par l'organisateur. L'organisateur détermine les modalités d'affichage, les conditions d'emploi de tous procédés sonores, lumineux ou audiovisuels, ainsi que les conditions dans lesquelles peut être organisé tout spectacle, attraction, opération promotionnelle, animation, sondage ou enquête d'opinion dans l'enceinte du salon. L'organisateur détermine de même les conditions dans lesquelles les prises de vues ou de son sont autorisées dans l'enceinte de la convention d’affaires.

L'organisateur se réserve le droit de faire supprimer ou modifier celles des installations qui nuiraient à l'aspect général de la convention d’affaires ou gêneraient les participants voisins, ou qui ne seraient pas conformes au plan et à la maquette préalablement soumis à son agrément. L'organisateur peut revenir sur l'autorisation accordée en cas de gêne apportée aux participants voisins, à la circulation ou à la tenue de la convention d’affaires.

 

Article 12 - Remise en état

L'organisateur décline toute responsabilité concernant les installations édifiées par les participants. Les participants prennent les emplacements dans l'état où ils les trouvent et doivent les laisser dans le même état. Toute détérioration, notamment aux locaux et installations dans lesquels se tient la convention d’affaires, causée par un participant ou par ses installations, matériels ou marchandises est à la charge de ce participant.


Article 13 - Montage et démontage

L'organisateur détermine le calendrier du montage et de l'installation des stands avant l'ouverture de la convention d’affaires. Il détermine également le calendrier du démontage des stands de l'enlèvement des matériels, matériaux et produits ainsi que les délais de remise en ordre à l'issue de la convention d’affaires.S'agissant du point particulier du démontage, de l'enlèvement et de la remise en ordre, l'organisateur peut faire procéder, aux frais et aux risques du participant, aux opérations qui n'ont pas été réalisées par le participant dans les délais fixés. Le non-respect par un participant de la date limite d'occupation des emplacements autorise l'organisateur à réclamer le paiement de pénalités de retard et de dommages-intérêts.


Article 14 - Autorisations particulières

Tout aménagement, toute installation de machines ou appareils qui ne peuvent être mis en place ou montés qu'en empruntant le stand d'autres participants est fait sur autorisation de l'organisateur et à la date fixée par lui.


Article 15 - Marchandises

Chaque participant pourvoit lui-même au transport et à la réception des marchandises qui lui sont destinées. Il est tenu de se conformer aux instructions de l'organisateur relatives à la réglementation des entrées et sorties des marchandises, notamment pour ce qui concerne la circulation des véhicules dans l'enceinte de la convention d’affaires. Les produits et matériels apportés de la convention d’affaires ne peuvent, sous quelque prétexte que ce soit, en sortir pendant sa durée.


Article 16 - Nettoyage

Le nettoyage de chaque stand est effectué dans les conditions et délais indiqués par l'organisateur aux participants.


Article 17 - Assurance de responsabilité civile de l'organisateur

Les organisateurs sont responsables civilement en leur qualité d’organisateur de la convention d’affaires. Cette responsabilité ne serait en aucun cas s’étendre aux dommages causés par des tiers aux participants.

Les exposants participants peuvent demander à l'organisateur à consulter un exemplaire de la police donnant toutes précisions sur les risques couverts et la durée de l'assurance.

Les propriétaires des locaux exploités lors de la convention d’affaires répondent de leur responsabilité civile en leur qualité de propriétaire des immeubles et des installations, fixes ou provisoires servant à la convention d’affaires, (ainsi que pour l’exploitation des activités et entreprises qu’il gère  directement. Il en est de même pour toutes entreprises extérieures).

Le participant doit obligatoirement être couvert par une police d’assurance responsabilité civile individuelle et répondre de tous les dommages causés à autrui soit par lui-même, soit par son personnel ou ses installations.

Le participant doit être couvert par une police d’assurance garantissant les matériels lui appartenant ou les biens confiés apportés lors de la convention d’affaires.

 

Article 18 - Fluides

Comme indiqué dans le dossier technique, les raccordements des stands aux réseaux d'électricité, de téléphone, de distribution d'eau ou d'air comprimé sont faits aux frais des participants qui en font la demande dans les délais requis et en fonction des possibilités techniques des locaux d'exposition.

Toute demande les concernant doit être adressée au concessionnaire désigné sur les formulaires spéciaux mis à la disposition des participants. 


Article 19 - Douanes

Il appartient à chaque participant d'accomplir les formalités douanières pour les matériels et produits en provenance de l'étranger. L'organisateur ne peut être tenu responsable des difficultés qui pourraient survenir lors de ces formalités.


Article 20 - Propriété industrielle

Le participant fait son affaire d'assurer la protection industrielle des matériels ou produits qu'il expose et ce, conformément aux dispositions légales en vigueur (telles que le dépôt de demandes de brevets français). Ces mesures doivent être prises avant la présentation de ces matériels ou produits, l'organisateur n'acceptant aucune responsabilité dans ce domaine.


Article 21 - Société des auteurs

En l'absence d'accord entre la société des auteurs compositeurs de musique (SACEM) et l'organisateur, le participant traite directement avec la SACEM ou tout autre organisme compétent s'il fait usage de la musique d'un auteur de quelque façon que ce soit pendant la convention d’affaires, l'organisateur déclinant toute responsabilité à ce titre.

 

Article 22 - Collecte et utilisation des données personnelles

L’exposant est informé de ce que leurs données personnelles communiquées, (telles que : les noms, prénoms, fonctions, adresses, numéros de téléphone et fax, emails ainsi que les réponses aux enquêtes ou formulaires) font l'objet d'un traitement automatisé par l’organisateur afin d’effectuer les opérations nécessaires à la bonne exécution du présent contrat de participation et relatives notamment à son information, sa gestion et son accès à la manifestation. En l’absence de réponse par l’exposant à l’une des informations demandées, il encourt à ce que sa demande de participation ne soit pas correctement traitée.

L’exposant est également informé qu’il pourra être amené à recevoir des informations commerciales émanant de l’organisateur et de ses filiales, relatives notamment à l’ensemble de leurs produits et salons, et que les données le concernant pourront également faire l’objet d’une transmission aux partenaires commerciaux de l’organisateur. 

Conformément à la Loi Informatique et libertés du 6 janvier 1978 modifiée le 6 août 2004, l’exposant bénéficie d’un droit d’accès, d’opposition notamment de transmission à des tiers et de rectification des données le concernant. L'exercice de ces droits peut s'effectuer par courrier à l’adresse suivante : Weyou Group, Immeuble le Boma, 8 rue de Saint Cloud, 92150 Suresnes, France. 


Article 23 -  Catalogue

L'organisateur est seul titulaire des droits de publication et de vente du catalogue des participants, ainsi que des droits se rapportant à la publicité contenue dans ce catalogue. Il peut concéder tout ou partie de ces droits.

Les renseignements nécessaires à la rédaction du catalogue sont fournis par les participants sous leur responsabilité. L'organisateur ne peut être tenu responsable des omissions ou des erreurs de reproduction, de composition ou autres, qui peuvent se produire.

L'organisateur se réserve le droit de modifier, supprimer ou grouper les inscriptions chaque fois qu'il le jugera utile, ainsi que de refuser ou modifier les textes d'annonces payantes qui seraient de nature à nuire aux autres participants.


Article 24 - Sécurité

Le participant est tenu de respecter les mesures de sécurité imposées par les autorités administratives ou judiciaires, ainsi que les mesures de sécurité éventuellement prises par l'organisateur. L'organisateur se réserve le droit de vérifier le respect de ces mesures.

La surveillance est assurée sous le contrôle de l'organisateur ; ses décisions concernant l'application des règles de sécurité sont d'exécution immédiate.


Article 25 - Application du règlement

Toute infraction aux dispositions du présent règlement et au règlement intérieur  édicté par l'organisateur, peut entraîner l'exclusion du participant contrevenant et ce, même sans mise en demeure. Il en est, notamment, ainsi pour la non-conformité de l'agencement, le non-respect des règles de sécurité, la non occupation du stand et/ ou chambre, la présentation de produits non conformes à ceux énumérés dans la demande de participation, la vente comportant livraison immédiate et sur place à l'acheteur. Une indemnité est alors due par le participant à titre de dommages et intérêts en réparation des dommages moraux ou matériels subis par la manifestation. Cette indemnité est au moins égale au montant de la participation qui reste à l'organisateur, sans préjudice des dommages et intérêts supplémentaires qui pourraient être demandés. L'organisateur dispose à cet égard d'un droit de rétention sur les articles exposés et les éléments mobiliers ou décoratifs appartenant au participant.


Article 26 - Modification du règlement

L'organisateur se réserve le droit de statuer sur tous les cas non prévus au présent règlement et d’apporter à celui-ci toutes modifications ou adjonctions nécessaires qui deviennent  immédiatement exécutoires.


Article 27 -  Contestations

Dans le cas de contestation, le participant s'engage à soumettre sa réclamation à l'organisateur  avant toute procédure. Toute action introduite avant l'expiration d'un délai de quinze jours à partir de cette déclaration est, du consentement formel du participant, déclarée non recevable. En cas de contestation les tribunaux du siège de l'organisateur sont seuls compétents. Le présent contrat est soumis au droit français. 

 


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